信息系统如何帮助律师事务所应对竞争
发布时间：2023-04-12 08:41:35 人气：659
论信息系统如何帮助律师事务所
应对竞争
陈海亮
摘要：本文通过分析律师事务所使用信息系统给律师事务所带来的好处，来论证信息系统如何帮助律所应对竞争。
关键词：律师事务所；信息系统；好处；竞争
引言
中国自恢复律师制度以来，律师业进入到了黄金发展期，律师事务所和律师的数量每年都在大量增长，律所和律师的质量也在逐年提高，律师业占中国服务业的比重也在持续走高，律师业务领域已经深入到社会生活的各个方面。[1]但是，我们也应该清醒的意识到，中国律所还面临着诸多问题亟待解决，律所管理体制落后，难以做大或大而不强，与国际先进律所相比我们还存在相当大的差距。而随着互联网技术的发展，律师事务所为了建立完善的客户服务机制, 走现代化、网络信息化道路是大势所趋，[2]也是上述难题的破解之道。其实，中国政府早在本世纪初就开始注重信息技术与律所服务的结合，2006年，上海市市司法局正式开通了网上“法律服务百姓平台”，成为国内首个为民众提供一站式法律服务的网络平台。[3]但是，像类似这种平台属于官方主导平台，律师虽有参与但与律所的结合度不高，并没有引起太大关注，也没有唤醒律所对信息技术的重视。目前，中国律所的信息化水平普遍偏低，难以应对先进同行的竞争，为了提高律所管理对信息化的重视程度，本文通过分析律师事务所使用信息系统给律师事务所带来的好处，来论证信息系统如何帮助律所应对竞争。
1 信息系统帮助律所完成数字化转型，提升应对疫情的能力
2020年年初，一场突如其来的疫情席卷了整个中国，出于防控的需要，人们被迫呆在家中静止不动。这给律师业造成了一定程度的影响，好多律所在疫情最开始的一两个月中业绩为零。到现在，疫情已经持续了两年多的时间，疫情不仅没有消散反而在全世界肆虐，中国的疫情也时有反弹。因此，律师业必须做好打持久战的准备，而最好的方法就是完成数字化转型。在2022年的政府工作报告中也多次提到数字产业化和产业数字化的概念，这实际上就是国家要大力发展数字经济的信号，律所也要顺应这一趋势完成自己的数字化。而律所完成数字化的直接方式就是提高对信息系统的使用程度，包括对管理信息系统、ERP系统、DSS系统和办公自动化系统的使用。完成数字化转型，可以大幅度的减少律师外出办案的频率和对外接触客户的难度，从而最大程度上减少疫情给律所带来的影响。可以说，对于律所而言，数字化以前是“快和慢”的问题，现在是“死和活”的问题，这些线上方式既节省了成本、提高了效率，又扩大了影响力，[4]是律师提高竞争力的最好方式之一。
2 提高律所的工作效率
律所的工作内容与其他企业相比只多不少，会涉及案件的管理、案件的办理、客户的管理、律师的管理、档案的管理等等，人工管理这些事项效率低下且容易出错。若有专门的律师事务所管理信息系统, 将所有的信息进行统一的管理、统计、查询等, 其处理事务的效率将大大提高。[5]
2.1 信息系统帮助律所提高案件管理质量
案件是律师事务所最重要的资源，是其创收的基础，因此，律所必须对案件进行细致的、系统的管理。案件管理应当从接案开始至案件归档结束。以往，律所案件基本由办案律师全程管理，案件卷宗由办案律师全程掌握，案件办理结束将卷宗交档案室管理甚至不交档案室管理。这种案件的管理方式过于粗放，不利于案件的价值的最大化。而信息系统会将案件作为数据储存于数据库中，在该系统中, 律师事务所内部办公的人员可通过局域网直接访问数据库服务器, [6]从而完成对案件的数据化管理，避免了人工管理的粗放。以往纸质档案具有不易保存和查阅不便的弊端，可利用归档系统将案件档案进行数据化，并将档案数据存储于该系统内。需要查阅时，可通过该系统随时调取想要查阅的案卷，只要查阅人有查阅权限则不受时间和空间的限制。
2.2 提高客户管理的效率
客户管理是律所管理的重要一环，但疫情期间大幅度减少了律师与客户的接触，给客户管理带来了不少难度。加之，律师个人与客户联系、沟通, 没有形成对客户系统化、流程化、标准化的管理, [7]律所的客户管理十分落后。以往，和客户达成案件代理的意向后，都需要签署纸质委托协议和委托书，利用信息系统的情况下，使律师事务所的办公从以纸张为媒体、手工办公为主, 转变为以数字文档为媒体依赖计算机网络的自动化办公为主。[8]可以在案件委托系统中运用电子签名技术，以达到远程签名的效果。既便利了当事人，又提高了律所的工作效率。
2.3 提高了案件办理的效率
案件办理办理包括法律法规的检索、文书的起草、立案、开庭等过程，这些事项在纸质化办公的时期需要耗费大量的人力物力，效率极其低下。在利用信息系统的情况下，可以将案件类型, 编号, 案件名称, 受理日期, 结案日期, 主办律师编号, 协办律师编号, 当事人类型 (个人, 法人) , 当事人地区编号, 当事人编号, 办案费, 受理法院编号, 结论, 备注[9]等事项作为数据存储于系统中，形成对案件数据化的管理。还可以通过系统完成对法律法规的检索、文书的起草与审阅、网上立案、网上开庭等事项，甚至足不出户就可以完成对整个案件的办理。
2.4 提高了律所的营销效率
需要指出的是，虽然国家对律所营销的限制较大，但律所作为商业主体之一也是需要营销的。在没有信息系统的年代里，律所的营销十分原始，局限于发放名片、口口相传等原始方法，效率低效果差。利用信息系统，对客户信息进行信息化管理，不仅有助于改变传统模式中客户信息由合伙人掌握的现状，还能够帮助事务所对已有客户资料进行深度挖掘，掌握客户和市场需求的变化规律，[10]从而作出针对性的营销策略，提升律所的营销效率。
3 结束语
律所作为商业主体，利用信息系统可以帮助律所完成数字化转型应对疫情，帮助律所提升各项工作效率，从而提升竞争力。
参考文献
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[9] 黄咏梅. 律师事务所管理系统关系数据库设计[J]. 中国计量学院学报, 1999(2): 85-88.
[10] 汪梦凡. 区域性律师事务所法律服务营销创新研究[J]. 凯里学院学报, 2021, 39(4): 67-71.